Cebraspe 2023 · Arquivologia

Question

A respeito da gestão de documentos, julgue os itens
subsequentes.
As atividades de um serviço de protocolo ocorrem na fase de
arquivo intermediário.

C) Certo
E) Errado

Accepted Answer

Gabarito oficial: Errado. A assertiva está **errada** porque as atividades típicas de **protocolo** pertencem à fase **corrente** dos documentos, e não ao arquivo intermediário. O protocolo atua no momento em que os documentos ainda estão em tramitação administrativa, sendo consultados com frequência e necessários ao andamento das atividades do órgão.

Na gestão documental, as fases ou idades dos arquivos são tradicionalmente divididas em **corrente, intermediária e permanente**. O **arquivo corrente** reúne documentos em uso frequente, vinculados diretamente às rotinas administrativas. É aqui que se inserem atividades como **recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição** de documentos — funções típicas do serviço de protocolo.

Já o **arquivo intermediário** guarda documentos que **não são mais de uso corrente**, mas que ainda precisam ser preservados por razões administrativas, legais ou fiscais, até que cumpram seus prazos de guarda. Nessa fase, os documentos aguardam sua destinação final: **eliminação** ou **recolhimento ao arquivo permanente**, conforme a tabela de temporalidade.

A confusão da questão está em deslocar o protocolo para uma fase posterior do ciclo documental. Para prova, guarde esta associação: **protocolo = tramitação = uso administrativo ativo = arquivo corrente**. Arquivo intermediário não é fase de circulação inicial do documento, mas de guarda temporária após a redução de seu uso.

Arquivologia — Cebraspe 2023

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