Cebraspe 2023 · Arquivologia

Question

Em relação à gestão de documentos, ao diagnóstico da situação
arquivística brasileira, às funções arquivísticas e à análise
tipológica de documentos de arquivo, julgue os itens a seguir.
66 O controle, a organização do espaço físico e os
equipamentos
utilizados
no
arquivo
integram
a
operacionalização da gestão de documentos.

C) Certo
E) Errado

Accepted Answer

Gabarito oficial: Certo. O item está **certo** porque a gestão de documentos não se limita à classificação, avaliação e destinação documental em sentido abstrato. Ela também envolve a **operacionalização das atividades arquivísticas**, isto é, as condições práticas necessárias para que os documentos sejam produzidos, recebidos, tramitados, organizados, preservados e acessados de forma eficiente.

A Lei nº 8.159/1991, em seu **art. 3º**, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Perceba que a expressão “procedimentos e operações técnicas” é ampla: inclui não apenas instrumentos intelectuais, como plano de classificação e tabela de temporalidade, mas também aspectos materiais e administrativos do arquivo.

Por isso, elementos como **controle do acervo**, **organização do espaço físico**, mobiliário, caixas, estantes, arquivos deslizantes, equipamentos de conservação, sistemas informatizados e condições ambientais fazem parte da gestão documental na prática. Um arquivo sem controle, mal acondicionado ou instalado em espaço inadequado compromete a recuperação da informação, a preservação dos documentos e até a segurança jurídica da instituição.

A pegadinha estaria em imaginar que “gestão de documentos” trata apenas do conteúdo dos documentos ou de decisões sobre eliminação e guarda permanente. Na verdade, para a Arquivologia, a gestão documental também exige estrutura física, recursos materiais, métodos de controle e rotinas operacionais. Portanto, a organização do espaço físico e os equipamentos utilizados no arquivo **integram, sim, a operacionalização da gestão de documentos**.

Arquivologia — Cebraspe 2023

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